Guía para organizar un evento exitoso

Te contamos cómo organizar un evento: un proceso extenso que implica múltiples acciones, pero que hemos sintetizado para ti.

Los eventos son una excelente oportunidad para promocionar marcas, hacer networking y mejorar las relaciones entre la audiencia y empresas. Pero además de esto, los eventos también pueden ser una experiencia realmente divertida y educativa.

Sin embargo, organizar uno tal vez no sea la parte más divertida de todas. Es un proceso extenso que conlleva mucho trabajo, además de varios retos dependiendo los objetivos que se tengan.

Las fases de organización de un evento pueden dividirse en tres: pre-producción, producción o día del evento y la post-producción.

Cada una de estas etapas está compuesta por muchas acciones necesarias para el desarrollo exitoso de todo el evento. Te explicamos cada una de ellas a continuación:

Fase 1: Pre-producción o planificación del evento

Esta es la etapa más importante porque de ella depende gran parte del éxito de un evento. Es extensa, pero vital.

En la pre-producción es donde se determina cómo será el evento y cómo se llevará a cabo. Además, en esta fase se comienzan a procurar los elementos que harán posible todo.

La buena planificación y gestión es lo que te permitirá organizar un evento exitoso. Te contamos cuáles son todos los aspectos que debes tener en cuenta en esta fase:

Objetivos del evento

Antes de empezar con la planeación del evento, primero es importante definir cuáles son los objetivos del evento.

• ¿Qué es lo que se quiere conseguir?
• ¿Quién es el público objetivo del evento?
• ¿Qué tipo de evento será: feria, festival, conferencia, exposición, fiesta…?

Dependiendo del tipo de evento los objetivos pueden ser muchos y variados. Pueden ir desde un evento de networking para personas y empresas dentro de un determinado sector a un evento más diverso que reúna asistentes y participantes de diversos sectores para promover el trabajo de los emprendedores de la ciudad, por ejemplo.

Para evitar objetivos ambiguos o demasiado amplios, recuerda el concepto de objetivos SMART. Esto te ayudará a fijar objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales, independientemente del tipo de evento que hagas.

Presupuesto

Según sea el tipo de evento que se haga y la magnitud de éste, variará el presupuesto. Definir el presupuesto que se necesita es vital para poder llevar a cabo el evento como se tiene en mente.

Es importante conocer cuáles son todos los gastos que conlleva realizar el evento para saber qué ideas son viables, en cuáles se puede reducir gastos o para encontrar financiamiento mediante patrocinios.

Dependiendo del tipo de evento que organices, estos pueden ser algunos de los gastos necesarios que debes presupuestar:

• Alquiler del lugar donde se hará el evento
• Contratación de personal
• Contratación de conferenciantes
• Catering
• Alquiler de equipos audiovisuales
• Alquiler de mobiliario
• Gastos relacionados al marketing y promoción del evento

Planificación

Una vez que ya están definidos los objetivos y el presupuesto del proyecto, es momento de empezar con la planificación.

Para realizar una planificación exitosa, debes tener en cuenta todos los detalles del evento y considerar todos los factores posibles. Esto es lo que permitirá desarrollar estrategias que ayuden a conseguir todos los objetivos fijados.

Es un proceso extenso y minucioso, pero debe ser así para asegurar que todo se de de manera exitosa.

Elección y preparación del lugar del evento

Elegir la fecha y el lugar del evento no es tan sencillo como se podría imaginar. Por esta razón es importante prepararlo todo con suficiente antelación.

En este proceso se deben considerar posibles factores que puedan reducir la cantidad de asistentes o aumentar los gastos estimados. Algunos de estos factores pueden ser:

• Accesibilidad del lugar
• Otros eventos celebrados en la misma fecha
• Demanda y/o disponibilidad del lugar
• Festivos nacionales
• Condiciones climáticas

Plan de promoción y difusión

El marketing y la publicidad son dos aspectos cruciales para todo evento. Desarrollar un plan de promoción y difusión es indispensable para correr la voz entre el público de interés.

El público objetivo será vital para identificar cuál es la estrategia de promoción más adecuada. Hay que promocionar usando los medios de comunicación más usados por la audiencia a la que se quiere llegar.

Esto significa que habrá que desarrollar estrategias para la promoción mediante medios digitales y/o tradicionales.

Los medios digitales incluyen las redes sociales y también puede incluir la creación de un sitio web. Tener una página web dedicada a ampliar información sobre el evento o sus organizadores para los interesados es una excelente forma de atraer a más personas y motivarlos a asistir.

Crear una landing page es una excelente idea para eventos tantos presenciales como virtuales. Tener un formulario de registro para todos los asistentes y participantes puede ayudarte a hacer tus objetivos más medibles.

Cuando los asistentes y participantes se registran, puedes conocer mejor sus datos demográficos y desarrollar ideas más precisas y efectivas.

Creación de productos promocionales para vender u obsequiar

El merchandising es parte importante de todo evento. Estos pueden ser una forma de generar un ingreso extra en los eventos o también una forma de darle mayor visibilidad a una marca.

Los productos promocionales son una manera tangible que las personas tienen de conectar con una marca, mostrar su apoyo y de tener un recuerdo de la experiencia de haber asistido al evento. También puedes crear productos personalizados para sortear entre los asistentes.

Son muchísimas las aplicaciones posibles. Esta es una estrategia promocional que definitivamente no puedes dejar por fuera.

Cuando se trata de dar visibilidad e incrementar el reconocimiento y recordación de marca, el merchandising es una de las herramientas más efectivas.

Algunas ideas de productos promocionales para eventos son:

• Llaveros personalizados: Un producto promocional clásico que sigue siendo popular gracias a su efectividad. Son económicos, duraderos y a las personas les encantan.
• Camisetas personalizadas: Son uno de los productos que más llaman la atención de los asistentes, además de una de las mejores opciones para darle visibilidad a las marcas.
• Tazas y botellas de agua: Los productos duraderos y útiles para el día a día son los favoritos de las personas, por eso es buena idea hacerte con unas tazas o botellas de agua personalizadas.
• Pulseras: Otro accesorio promocional económico, de calidad y efectivo para promocionar son las pulseras. ¡Personalízalas con tu marca y repártelas entre los asistentes!
• Bolsas de tela: Son un producto útil, práctico y de calidad. Las bolsas de tela son excelentes para promocionar marcas, pero también son un accesorio que las personas pueden incorporar a su día a día.

Son muchas las opciones de productos personalizados que puedes incorporar en tu evento. En Camaloon contamos con una amplia variedad de productos promocionales de la más alta calidad, para que tu marca acompañe a todos por un largo tiempo.

Fase 2: Producción o ejecución del evento

El trabajo más pesado es durante la pre-producción, ya que de una buena planificación depende un buen desarrollo del evento.

Sin embargo, el día del evento puede ser la fase más estresante. Es el momento de coordinar que todo salga tal como se ha planeado y, por supuesto, prepararse para lidiar con cualquier imprevisto que pueda surgir.

Si se ha hecho una buena planificación en la etapa de pre-producción, podrás superar cualquier inconveniente que surja durante esta fase.

Puesta en marcha

Ha llegado el día del evento y ahora es momento de ejecutar el plan que se ha desarrollado.

Para esto se suele hacer una reunión antes del comienzo oficial del evento para asegurar que todo está claro, todo se encuentra en su lugar funcionando correctamente y se hace un repaso del cronograma del evento.

Como organizador del evento es importante delegar tareas de una forma clara y estratégica, de esta manera todos sabrán cuáles son sus responsabilidades y se asegura que todo se desarrolle como fue previsto.

Resolver imprevistos o emergencias

Los imprevistos son inevitables, por esta razón es importante prepararse y tener un plan para los posibles inconvenientes o emergencias que puedan surgir.

Tener un buen equipo de trabajo al cual delegarle estratégicamente las responsabilidades es fundamental para poder afrontar y coordinar la solución de cualquier obstáculo que pueda surgir.

Organizar un evento puede ser un proyecto bastante estresante, pero contar un plan meticuloso y una buena gestión garantizará el éxito a pesar de los inconvenientes.

Seguir haciendo promoción del evento

Durante la ejecución del evento es buena idea compartir el desarrollo y las actividades que se realizan mediante las redes sociales.

Esto puede ser compartiendo imágenes y videos de los participantes y asistentes. También puede hacerse un live streaming, o transmisión en vivo, del evento.

Una manera de conseguir más interacción en redes es hacer sorteos o entregar premios para animar a los asistentes a compartir sus propias imágenes y videos utilizando el hashtag del evento.

Medir el rendimiento del evento

La coordinación del evento implica estar monitoreando en todo momento el rendimiento del plan para asegurar que todo está desarrollándose como fue planeado y que los objetivos están siendo alcanzados.

Para conocer sus opiniones, puedes encuestarlos sobre qué piensan del evento, si está siendo lo que se esperaban.

La opinión de otros participantes también es importante, así como la de todo el personal involucrado en el evento.

Fase 3: Post-producción o evaluación del evento

Después que el evento ha llegado a su fin, aún quedan varias cosas por hacer. Algunas de las actividades de esta fase suelen ser pasadas por alto, pero forman parte importante de lo que conlleva hacer un evento.

Limpieza del lugar

Muchas veces pasado por alto, la limpieza del lugar donde se realiza el evento es algo para lo que hay que estar preparados.

Independientemente del tipo de evento y la cantidad de invitados, será inevitable que haya mucho por limpiar al finalizar.

Dependiendo del tamaño del evento, usualmente se contrata personal especializado para este trabajo. Cuando se trata de eventos grandes, el proceso de limpieza va mucho más allá de simplemente barrer y recoger sillas y mesas.

Retorno de equipos y mobiliarios alquilados

La entrega de todos los equipos audiovisuales, mobiliarios y otros equipos incluidos en el catering debe hacerse en las mismas condiciones que fueron entregadas.

Los proveedores pueden tener diferentes normativas y condiciones para el retorno de los equipos, que incluye también tarifas extras en caso de pérdida de equipos, daños ocasionados durante el evento o no entregarlos en las condiciones solicitadas por el proveedor.

Por esta razón, es importante coordinar esta parte del proceso para asegurarse de que todo se retorne en su totalidad y en buenas condiciones.

Sin embargo, se debe tomar en cuenta que en ocasiones es muy probable que haya pérdidas o algún tipo de daños a los equipos. Esto es algo que se debe considerar al establecer el presupuesto.

Agradecer a los asistentes y participantes

Es importante dar las gracias a todos los que asistieron al evento, igualmente a los participantes como conferenciantes, patrocinantes, empresas y el personal.

Si el registro al evento se hace de manera digital, solicitar el correo electrónico de cada persona es una buena idea para mandar un mensaje de agradecimiento personalizado.

Un evento exitoso es también gracias a la participación de todas el personal involucrado y los asistentes, por lo que es importante tener el gesto de agradecerles.

Medir resultados finales y elaborar reporte

El paso final es analizar todos los resultados obtenidos y elaborar un reporte.

Este reporte se elabora con base en los objetivos establecidos al comienzo de la organización del evento. En él se analiza cómo se comparan los resultados obtenidos con los objetivos establecidos.

Si algo no salió como se había planeado, este análisis sirve para explicar el porqué. Esta es información que debe usarse para obtener mejores resultados en un próximo evento. De la misma manera si una estrategia funciona tal como se planeó o incluso mejor, entender el porqué es importante para organizar eventos cada vez mejores.

Organizar un evento es un trabajo extenso y minucioso, pero todo ese esfuerzo es recompensado una vez que es llevado a cabo.

Objetivos claros, una planificación con atención al detalle y un equipo de trabajo unido es lo que se necesita para organizar un evento exitoso.